【仕事】養護教諭の業務が半日→30分に短縮｜NotebookLM実践5事例と働き方の変化

こんにちは。具です。
3月は、毎年本当に慌ただしいこの時期ーー引き継ぎ資料の作成に追われながら、職員会議の提案資料と研修の準備も進めて、さらに保護者面談の準備も並行して行う。

やることはわかっているのに時間が足りない……

気づけば、「目の前の仕事を終わらせること」が優先になっていて、子どもとゆっくり向き合う余裕とか、会話を楽しむ余裕とか、教員にとって一番大切なものが抜け落ちているような感覚がいつもありました。

養護教諭の仕事は、正確さと抜け漏れのなさが求められます。でも同時に、「余裕そうに見せる」というのも大事。この両立が難しくなるのが春🌸

余裕のない保健室にはしたくない。そう思って私は、「いかに事務作業に時間と労力をとられないか」を念頭に、「いかに事務作業を楽にするか」ばかり考えてきました。

これを解決するのに、デジタルツールは必須。その中でも最近はAIーー特に、NotebookLMにハマっています。

今回は、実際の現場でどのように活用したのか、そして何がどう変わったのかを具体的にまとめます。

💡食物アレルギー対応：「読むマニュアル」から「使えるマニュアル」へ

こんな経験、ありませんか？

ーーあれ？学校生活管理指導表の手続きって、どの書類渡すんだっけ？。確かマニュアルが変わって手続きの方法も今までと違ったような…あれ？どれが最新のマニュアル？？どこ読めばいいの？？？

もしかして私だけだったらどうしよう…😅少なくとも私は、教育委員会から出ているマニュアルを「探す時間」がかかることが多々ありました。

こんな無駄な時間からおさらばしたいーーそこで、NotebookLMに教育委員会が発行するマニュアルというマニュアルを読み込ませ、必要な情報を整理することにしました。

• 対応の流れをフローチャート化
• 誰が・いつ・何をするのかを明確化

その結果、

• 判断に迷う時間が減った
• 教員間での認識のズレが少なくなった
• 対応の抜け漏れが減った

「知っている」状態から、「すぐ動ける」状態に変わった感覚がありました。

📖研修資料：“説明する仕事”から“対話する仕事”へ

これまでは、研修のたびに一から組み立てていました。
特に食物アレルギー対応に関する研修は、命に直結する大事な研修。できるだけ丁寧に作ろうと思うと、半日はかかるスライド作成。Canvaで作るようになってからは作業時間が半分で終わるようになりましたが、手作業にすると何かが抜けることもしばしば……

うーん……もう少しマニュアルを網羅できるような形にしたいな…

そこで使ったツールが、NotebookLM。マニュアルを読み込ませることで伝達の抜け漏れをなくすことができ、

• 説明にかかる時間が短縮
• 内容の一貫性が向上
• その場では質疑応答に集中できる

ようになりました。一方的に話す時間が減ったことで質疑応答に集中ができ、「本校としてどうするか」をみんなで議論する時間が増えたことは大きな変化でした。

🌸保護者面談：“直前対応”から“余裕のある準備”へ

面談準備ーー3学期末〜新年度はじめにむけて行われるのが、「食物アレルギー」に関する保護者面談です。

渡す書類はこれで、受け取る書類はこれ。……あれ？マニュアル変わったからこの書類はいらなくなったんだっけ？あれ？

そんなこともしばしばあり、直前に慌てることも少なくありませんでした。しかし、記録や情報をNotebookLMで整理しておくことで、

• 必要な情報がすぐ取り出せる
• 話す内容を事前に整理できる
• 結果、面談の質が安定する

ようになりました。なにより、準備に追われる時間がかなり軽減されるので、「これで過不足ないかな？」と心配することも減り、気持ちに余裕をもって面談にのぞむことができます。

🏫来室記録

来室記録はこれまでも残していましたが、「蓄積されるだけ」になっていた部分もありました。Googleフォームで記録したデータ（スプレッドシート）を読み込ませることで、

• 来室の傾向が見えるようになった
• 次の担当者が状況を把握しやすくなった
• 引き継ぎの内容が具体的になった

私は数字を扱うのが苦手で、記録で終わりがちでした。でも、NotebookLMのおかげで単なる記録で終わらず、次年度になにをすれば良いかが具体的にわかるようになったことは大きな成果でした。

📝引き継ぎ資料｜「記録」から「意味のある情報」へ

養護教諭は基本的に一人職です。異動した矢先に待ち受ける健康診断、勝手のわからない保健室……いかに次の人が安心かつ落ち着いて仕事をできるかは、引き継ぎ資料にかかっています。それなのに、統一した書式や資料って、実は存在しないんですよね。不思議。

引き継ぎ資料の項目

引き継ぎ資料は、必ず次のような項目を立てて作成していました。

• 保健室情報（物品の場所・保健室の間取り図・書類の保管場所）
• 来室統計
• 健康診断実施要項
• 養護教諭がかかわる年間行事予定一覧
• 関係会議のスケジュール
• 職員会議提案事項　年間スケジュール
• 生徒委員会活動　年間活動計画
• 学校保健委員会実施要項
• 生徒の健康情報
• 寝具クリーニング店情報

異動者同士で同じ書式を使っておくと、よりスムーズに引き継ぎが進みます。

引き継ぎ項目×来室記録で引き継ぎ資料が完成

一から手作業で作っても良いですが、NotebookLMに過去の引き継ぎで使った資料と在職していた分の来室記録を読み込ませれば、来室統計付きの引き継ぎ資料が5分でできあがり🌸

間取り図も、WordやGoogleドキュメントでざっくり作ったデータをGeminiに読み込ませ、「保健室の間取りがわかるようにイラスト化して」と頼むと、こちらも数分でできあがります。

⏰資料作成時間｜半日→約30分へ

NotebookLMを含むAIを使うようになって、最も分かりやすい変化は、圧倒的な作業時間の短縮でした。教育計画書や来室記録といった学校独自の資料はもちろん、文科省や教育委員会といった公的データを読み込ませておくことで

• 必要な情報を探す時間が減った
• 構成を考える時間が短縮された
• 国や教育委員会の指針との齟齬がなくなった

結果として、半日かかっていた作業が、約30分で終わることもありました。脳のリソースを「検索する」ことに追われなくなったので、個人的にすごくスッキリと仕事ができています。

🌈おわりに：「効率化」ではなく「働き方の変化」

実際にいろいろ使ってみて思うのは、AIは単なる便利なツールだけじゃないってこと。

• 情報を整理する
• 判断を助ける
• 抜け漏れを防ぐ

そういった役割を担ってもらうことで、養護教諭の仕事に必要な「正確さ」と「余裕」の両立を支えてくれる「相棒」のような存在になりました。

忙しさそのものが根本的になくなるわけではありませんが、仕事の進め方が変わることで、結果的に、子どもと向き合う時間の質が変わったように感じています。

＜グループに参加しています！＞

ちなみにうちの猫さまは、寝床へつくときに必ず効率の良い最短ルートを通っていきます。ルート上に人がいてもおかまいなし。まっすぐ前を見て、当たり前のように人は踏んづけて最短ルートを通ります。猫さまの効率化、見習いたいものです。